Si vous êtes en charge de la gestion de flotte automobile de votre entreprise, vous devez faire face à de nombreux enjeux.
Que votre objectif soit de diminuer les dépenses, d'accroître les performances, de respecter les normes réglementaires, ou d'améliorer la sécurité, savoir gérer efficacement une flotte de véhicules est crucial pour le succès de vos activités.
Assurer une gestion efficace de votre flotte nécessite donc une planification minutieuse et une compréhension approfondie des besoins opérationnels et financiers de votre entreprise.
Dans cet article, nous partagerons avec vous des conseils essentiels pour vous aider à gérer votre parc automobile de manière optimale.
Auditer votre parc automobile
L'audit de votre parc automobile est une étape fondamentale avant de mettre en œuvre des mesures visant à optimiser votre gestion de flotte.
Cela comprend un bilan détaillé de votre situation actuelle, l'identification des points forts et des axes d'amélioration de votre gestion, ainsi que la définition d'objectifs et d'indicateurs de performance clairs.
Identifier les besoins de votre entreprise
Après avoir effectué un audit complet de votre parc automobile, il est essentiel d'identifier précisément les besoins de mobilité de votre entreprise.
Ces besoins varient significativement selon des facteurs tels que la taille de votre entreprise, son secteur d'activité, sa stratégie globale, et sa culture organisationnelle.
Des besoins sur de longue périodes ?
Pour les besoins en véhicules sur le long terme, c'est-à-dire pour une période supérieure à un an, la location longue durée (LLD) représente une solution idéale. Cette formule vous permet d’équiper vos collaborateurs sur de longues périodes allant de 2 à 5 ans.
Vous pouvez accéder à des véhicules neufs ou récents sans avoir à les acheter, moyennant des loyers mensuels fixes. Ces loyers englobent souvent des services comme l'entretien, l'assurance, ou l'assistance.
Des besoins sur de courtes périodes ?
Pour des besoins de véhicules à court terme, soit pour une durée inférieure à un an, la location moyenne durée (LMD) est souvent optimale.
Ce type de location vous permet de répondre aux besoins ponctuels (pic d’activité, événements, véhicule d’attente…).
Les contrats de LMD, vont habituellement de 1 à 12 mois. Ils simplifient la gestion opérationnelle, les contrats étant souvent sans engagement et l’entretien et l'assurance étant prises en charge par le loueur.
Choisir vos modes de financement
Identifier les besoins de financement pour votre flotte automobile est une étape cruciale.
Il existe diverses options comme la location longue durée (LLD), la location avec option d'achat (LOA), la location moyenne durée (LMD), ou l'achat comptant. Chacune a ses propres avantages et inconvénients.
La location longue durée (LLD)
Elle est souvent privilégiée par les entreprises pour ses nombreux atouts : accès à des véhicules neufs ou récents sans achat, paiement de loyers mensuels fixes incluant des services (entretien, assurance, assistance), contrôle du budget, avantages fiscaux, renouvellement facile de la flotte, et simplification de la gestion.
La location avec option d'achat (LOA)
Elle partage plusieurs caractéristiques avec la LLD, avec l'option supplémentaire d'acheter le véhicule en fin de contrat. Elle est en général plus coûteuse en raison de l'option d'achat et implique souvent un premier apport.
La location moyenne durée (LMD)
Elle vous permet de louer un véhicule pour une durée de 1 à 12 mois. La flexibilité est son principal atout, permettant de modifier ou d’annuler le contrat en cours.
Elle est souvent complémentaire à la LLD car elle vous permet de répondre à vos besoins temporaires sans devoir vous engager dans une location longue durée.
L'achat comptant
Ce mode de financement consiste à acheter un véhicule en payant le prix total à l'achat. Cette option offre la liberté complète sur l’utilisation et la personnalisation du véhicule. Néanmoins, elle nécessite un investissement initial conséquent, avec une dépréciation rapide du véhicule et des frais d’entretien.
En somme, le choix du meilleur mode de financement pour votre flotte automobile dépend de nombreux critères, incluant la durée et le type d'utilisation des véhicules, le budget, les objectifs fiscaux et environnementaux. Aucune solution n'est universelle ; la meilleure option varie selon chaque cas.
Rédiger une car policy
Après avoir sélectionné la ou les formes de financement pour votre parc auto, il est indispensable de mettre en place une car policy.
Cette politique automobile est un document crucial qui établit les normes d'octroi et d'usage des automobiles de fonction ou de service. Ce document vous permettra une gestion plus efficace de votre flotte en définissant un cadre précis.
Elle détermine spécifiquement les droits et obligations des collaborateurs bénéficiant d'un véhicule, les critères de choix des modèles, les options de financement, les accords de maintenance, les assurances, les cartes carburant, etc.
Jouant un rôle vital dans la gestion de votre flotte, la car policy aide à contrôler les coûts, améliorer l'efficacité, respecter la réglementation en vigueur et améliorer la sécurité.
Former vos collaborateurs à l'éco-conduite
L'éco-conduite est une méthode de conduite préventive qui vise à minimiser la consommation de carburant, diminuer les émissions de CO2 et réduire les risques d'accident.
Promouvoir ce mode de conduite auprès des employés offre plusieurs avantages :
- Économies significatives sur le carburant, pouvant atteindre 15% suivant les études.
- Réduction de l'empreinte carbone
- Amélioration de la sécurité de vos salariés
Opter pour des partenaires flexibles
Choisir des entreprises de location flexibles est crucial pour une gestion efficace de votre flotte automobile.
En effet, la clé d’une gestion de flotte optimisée réside dans la flexibilité.
Entre les réglementations environnementales qui se durcissent chaque année et les imprévus auxquels font face les entreprises, il est crucial de pouvoir adapter votre flotte en continue.
Depuis le 1er janvier 2024, les barèmes des taxes applicables aux véhicules polluants sont plus strictes et prévoient de se durcir dans les prochaines années.
Si vos partenaires manquent de flexibilité, vous risquez de ne pas pouvoir adapter votre flotte aux nouvelles réglementations ce qui vous expose à une fiscalité élevée et une perte financière significative.
Avoir un partenaire flexible contribue donc à la réduction des coûts, à l'amélioration de la performance, au respect des réglementations et à l'augmentation de la sécurité de votre flotte.
Utiliser un outil de gestion de flotte
Lorsque votre parc automobile se compose de plusieurs véhicules, il est souvent compliqué de gérer tous vos contrats de manière efficace.
C’est pourquoi un outil de gestion de flotte est d’une grande utilité, il vous permet de :
Visualiser tous les véhicules de votre flotte facilement
Vous gagnez du temps en visualisant toutes les informations liés à vos véhicules au même endroit
Suivre les kilomètres parcourus de tous vos véhicules
Vous pouvez traquer les dépassements kilométriques et ajuster les contrats lorsqu’il est nécessaire. De cette façon vous avez une meilleure maîtrise des coûts et évitez de subir des frais de régulation en fin de contrat.
Suivre de près tous vos entretiens
Grâce à un outil de gestion de flotte vous pouvez suivre facilement les échéances d’entretien de tous vos véhicules. Ainsi vous pouvez vous assurez que les entretiens sont bien réalisés dans les temps et relancer les conducteurs si besoin.
Suivre vos contrats et anticiper vos renouvellements
Vos contrats de location ont été signés à des dates différentes et pour des durées qui varient en fonction des situations. Il devient donc vite compliqué de garder un oeil sur les dates de restitution des véhicules.
L’outil de gestion de flotte vous permet de suivre très simplement vos différents cycles de location et vous permet d’anticiper vos renouvellements sereinement.
En somme, l'adoption d'un outil de gestion de flotte représente une stratégie efficace pour optimiser la gestion de vos véhicules. Il constitue un moyen pratique de collecter, d'analyser et de visualiser des données clés liés de vos véhicules.
Conclusion
Il est clair que la gestion efficace de votre flotte automobile joue un rôle crucial dans la stratégie de votre entreprise et dans l’optimisation de vos coûts.
Voici les démarches essentielles à suivre :
- Réaliser un audit de votre parc automobile pour avoir une vision précise de la situation actuelle et fixer des objectifs appropriés.
- Comprendre les exigences de votre entreprise et choisir une option de financement qui s'aligne avec ces besoins.
- Élaborer une car policy pour établir les critères d’attribution et les règles d’utilisation des voitures.
- Encourager l'éco conduite auprès de vos employés afin de diminuer la consommation de carburant et les émissions de CO2.
- Choisir des partenaires flexibles, capables de s’adapter à l’évolution de vos exigences et contraintes.
- Intégrer un outil de gestion de flotte pour recueillir, examiner et représenter graphiquement les données liées à vos véhicules, conducteurs et activités.
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